Importaciones de clientes

La importación de clientes es una función que permite añadir fácilmente muchos clientes al registro de clientes a través de un archivo de importación.

Aspectos a tener en cuenta

La importación de clientes no funciona de la misma manera que la importación de productos, donde se selecciona una propiedad/columna, pero aquí hay 20 propiedades predefinidas (21 propiedades en sistemas multitienda). Todas las propiedades listadas en Clientes -> "Importar clientes" deben estar incluidas en el archivo y estar en exactamente el orden de las columnas para que la importación funcione.

Propiedades que se pueden importar

Las siguientes propiedades deben incluirse en el archivo de importación, una propiedad por columna y exactamente en el orden listado en Clientes -> Importar clientes en la tienda.

• Nombre - Nombre del cliente

• Apellidos - Apellidos del cliente

• Correo electrónico - Dirección de correo electrónico del cliente (sólo una dirección de correo electrónico por tarjeta de cliente).

• Empresa/organización - Nombre de la empresa del cliente. Se deja en blanco para particulares.

• Númeropersonal/organización - Número personal o de organización del cliente (Puede dejarse en blanco).

• Dirección - Dirección del cliente (Puede dejarse en blanco).

• Código postal - Código postal del cliente (Puede dejarse en blanco).

• Ciudad - Código postal del cliente (Puede dejarse en blanco).

• País - País del cliente. El país debe introducirse en inglés. Si el campo se deja en blanco, el país del cliente es Suecia.

• Teléfonodiurno - Campo para el número de teléfono (Puede dejarse en blanco).

• Teléfononocturno - Campo para el número de teléfono (Puede dejarse en blanco).

• Grupo de clientes - Introduzca el nombre del grupo de clientes si el cliente debe pertenecer a uno o varios grupos de clientes. En caso contrario, el campo se deja en blanco. Si el cliente pertenece a varios grupos de clientes, se introducen uno a uno, separados por comas.

• Nombre de usuario - Introduzca un nombre de usuario único. Se recomienda introducir la dirección de correo electrónico del cliente. Si el nombre de usuario se deja en blanco, el cliente no podrá iniciar sesión ni ser un "comprador autorizado". Sólo podrá recibir boletines informativos.

• Contraseña - Campo de contraseña.

• Comprador autorizado - Si el cliente que ha iniciado sesión puede comprar. Introduzca un uno (1) para "Sí" y un cero (0) para no.

• Proveedor prioritario - Introduzca el nombre del proveedor (función Socio), de lo contrario déjelo en blanco.

• Tipo de cliente - Introduzca el tipo de cliente, particular para persona privada y empresa para cliente comercial. Si este campo se deja en blanco, el tipo de cliente se establecerá en función de la elección realizada durante la importación, "Si un cliente no es de un tipo determinado, ¿desea importar el cliente como cliente de empresa o como cliente particular?".

• Códigos de tienda(sólo sistema multitienda) - Para importar clientes al registro de clientes en un sistema multitienda, también debe darles acceso a una subtienda. Introduzca el código de tienda de la subtienda en esta columna. Para importar un cliente en varias sub-tiendas, introduzca los códigos de tienda en la misma columna separados por una coma. La columna de código de tienda debe no incluirse en el fichero de importación de una tienda "normal". Sólo para importaciones en sistemas multitienda.

• Número de cliente propio - Introduzca un número de cliente único para todos los clientes. Dos clientes no pueden tener el mismo número de cliente.

• Deseo boletín - El cliente debe recibir boletines. Introduzca un uno (1) para "Sí" y un cero (0) para no.

• Idioma - Introduzca el idioma del cliente, por ejemplo sv o swe para sueco, en o eng para inglés. Encontrará una lista completa de todos los idiomas en la parte inferior, en Clientes -> Importar clientes.

Importación de clientes: paso a paso

Si tiene un archivo con clientes que desea importar, ábralo en su programa de hojas de cálculo (por ejemplo, LibreOffice Calc, Excel o similar). Asegúrese de que el archivo se ve bien, que las propiedades están en una columna, que å, ä, ö y otros caracteres especiales se ven correctamente.

Si el contenido del archivo no parece correcto, debe cerrarse inmediatamente sin guardarlo.

Encontrará instrucciones sobre cómo abrir correctamente el archivo en Excel en .

Preparar el archivo para la importación

Si el orden de las columnas no coincide con las propiedades listadas en Clientes -> Importar clientes en su tienda , las columnasdeben ser reordenadas para que coincidan.

Una vez que las columnas estén en el orden correcto, se deben seguir los siguientes pasos:

• Borre la primera línea del fichero si contiene cabeceras de columna. La primera línea del fichero , debe ser un cliente.

• Eliminar las filas vacías del fichero. Un consejo es ordenar el fichero por la columna email. Así desaparecerán todas las líneas vacías.

• El archivo debe guardarse como archivo de texto en formato CSV. El separador de columnas en el archivo debe ser un punto y coma.

Para guardar el archivo como CSV con un delimitador de punto y coma, haga lo siguiente (ejemplo desde LibreOffice Calc).

Vaya a Archivo -> Guardar como. Para volver a guardar el archivo en un formato de archivo diferente, haga clic en "Formato de archivo" para obtener una lista de formatos diferentes. Seleccione "Texto CSV (.csv)".

A continuación, marque "Editar configuración de filtro" y "Guardar".

Aparecerá la siguiente ventana.

Juego de caracteres - Seleccione "Unicode (UTF-8)".

Separador de campos - Seleccione el punto y coma (;).

Delimitador de cadena - Asegúrese de que haya una comilla (") en ese campo.

A continuación, haz clic en "Aceptar" y el archivo se guardará en tu ordenador.

Importar el archivo

Vaya a Clientes -> Importar clientes.

En "Seleccione el archivo que desea importar", haga clic en el botón "Seleccionar archivo" y seleccione el archivo que desea importar.

Debajo hay un cuadro llamado "Configuración de importación". Aquí hay dos opciones que tiene que elegir.

Si el nombre de usuarioo número de cliente del cliente ya está en el registro de clientes - Si ya hay clientes en el registro de clientes, se hará una comprobación para ver si el cliente ya está en el registro de clientes. La comprobación se realiza sobre el nombre de usuario y el número de cliente. Si hay una coincidencia, debe elegir si la ficha de cliente debe actualizarse con los datos del fichero (Actualizar la información) o si el cliente no debe modificarse (Ignorar).

Si un cliente no es de un tipo determinado, ¿quiere importarlo como cliente comercial o como clienteprivado? - Si el campo con el tipo de cliente está vacío en el fichero de importación, elija aquí con qué tipo de cliente debe importarse el cliente, Particular o Cliente comercial.

Todo hecho. Haga clic en el botón de importación en la esquina superior derecha.

La importación puede tardar desde unos segundos hasta un minuto dependiendo de cuántos clientes haya en el fichero. Si el fichero es correcto, se muestra un texto con el resultado.

Si algo está mal en el fichero, se muestra un mensaje en texto rojo, similar a este:

Primero imprime la línea que está mal y las propiedades que están mal. Este mensaje de error es el más habitual y se produce cuando se ha olvidado borrar la primera fila de cabeceras de columna del fichero. Pero muestra un mensaje de error claro sobre qué fila y qué propiedad están mal. Corríjalo y vuelva a importar el fichero.

Si aparece un mensaje en rojo, la importación se cancela por completo y no se importa ningún cliente.

Sólo tengo la dirección de correo electrónico del cliente, ¿cómo la importo?

Si dispone de un archivo de texto que sólo contiene direcciones de correo electrónico, puede importarlo, pero todas las propiedades enumeradas en Clientes -> Importar clientes deben estar presentes en cada columna exactamente en el orden correcto en el archivo. Los siguientes campos deben contener datos para que el archivo pueda ser importado:

• nombre y apellidos (particular), o nombre de la empresa (cliente empresa)
• dirección de correo electrónico (debe ser única)
• comprador autorizado (1/0)
• número de cliente propio (debe ser único)
• boletín informativo (1/0)
• idioma

Si sólo tiene direcciones de correo electrónico, puede introducir la dirección de correo electrónico como nombre o apellido (o nombre de la empresa) y como dirección de correo electrónico. Si el cliente también debe poder iniciar sesión, el nombre de usuario y la contraseña también deben incluirse y entonces también puede introducir la dirección de correo electrónico en estas columnas.

También debe introducir valores para "comprador aprobado" y "desea recibir boletines". Un uno (1) significa "sí" y un cero (0) "no".

Si desea que los clientes sean "compradores autorizados", también debe introducir un "nombre de usuario", de lo contrario los clientes no podrán iniciar sesión. Un consejo es introducir la dirección de correo electrónico como nombre de usuario.

Todos los clientes deben tener su propio número de cliente y, si no lo tiene, puede generarlo, por ejemplo, en Libre Office Calc y Excel.

Dos clientes no pueden tener el mismo número de cliente; todos los clientes del registro de clientes deben tener números de cliente únicos.

También debe importar un idioma para el cliente, como sv o swe para el sueco, en o eng para el inglés, etc. Encontrará una lista completa de todos los idiomas en la parte inferior, en Clientes -> Importar clientes.

Si le falta información para los demás campos (los que no son obligatorios), se dejan vacíos, pero las columnas deben incluirse igualmente en el fichero.

Ejemplo de cómo puede quedar un fichero.

En este ejemplo, tenemos dos clientes que queremos importar al registro de clientes.

En la línea 2 hay un particular que sólo debe poder recibir boletines informativos.

Sólo tenemos una dirección de correo electrónico para este cliente, así que introducimos la dirección de correo electrónico en los campos de apellido y correo electrónico. El tipo de cliente es "persona" e introducimos un número de cliente. Observe que "comprador autorizado" está configurado como "No" (0) y el boletín informativo como "Sí" (1).

En la línea 3 hay un cliente comercial que debería poder iniciar sesión y comprar, pero que no desea recibir el boletín.

Sólo tenemos la dirección de correo electrónico del cliente e introducimos esta dirección de correo electrónico en los campos Correo electrónico, Empresa, Nombre de usuario y Contraseña. El tipo de cliente es "empresa" e introducimos un número de cliente. Tenga en cuenta que "comprador autorizado" está configurado como "Sí" (1) y el boletín como "No" (0).

No olvide borrar la fila superior si contiene cabeceras de columna antes de importar. La primera fila debe ser un cliente. Recuerde también volver a guardar el archivo como un archivo CSV separado por punto y coma.