Importations de clients

L'importation de clients est une fonction permettant d'ajouter facilement de nombreux clients au registre des clients via un fichier d'importation.

Quelque chose à considérer

L'importation de clients ne fonctionne pas de la même manière que l'importation de produits où vous sélectionnez la propriété/colonne, mais ici il y a 20 propriétés prédéfinies (21 propriétés dans les systèmes à plusieurs magasins). Toutes les propriétés répertoriées sous Clients -&gt ; "Importer des clients" doiventêtre dans le fichier et être dans exact l'ordre des colonnes pour que l'importation fonctionne.

Propriétés pouvant être importées

Les propriétés suivantes doivent être incluses dans le fichier d'importation, une propriété par colonne dans l'ordre exact indiqué sous Clients -&gt ; Importer des clients en magasin.

• Prénom- Prénom du client

• Nom - Nom de famille du client

• Email - Adresse électronique du client (une seule adresse électronique par carte client).

• Compagnie/Organisation - Le nom de la société du client. Laissé en blanc pour les particuliers.

• No de personne/organisation - Le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'organisation du client (Peut être laissé en blanc.).

• Adresse - L'adresse du client (Peut être laissé en blanc.). ).

• Code postal - Code postal du client (Peut être laissé en blanc.).

• City - Localisation postale du client (Peut être laissé en blanc.).

• Country - Pays du client. Le pays doit être en anglais. Si le champ est laissé vide, le client obtient la Suède comme pays.

• - Champ pour le numéro de téléphone (Peut être laissé vide.).

• Soirée téléphonique - Champ pour le numéro de téléphone (Peut être laissé vide.).

• Groupe de clients - Entrez le nom du groupe de clients si le client doit appartenir à un ou plusieurs groupes de clients. Sinon, le champ est laissé vide. Si le client appartient à plusieurs groupes de clients, entrez-les un par un en les séparant par des virgules.

• Username- Entrez un nom d'utilisateur unique. Nous recommandons de saisir l'adresse électronique du client. Si le nom d'utilisateur est laissé vide, le client ne pourra pas se connecter et être un "acheteur approuvé". Il pourra seulement recevoir des bulletins d'information.

• Password - Champ pour le mot de passe.

• Acheteur approuvé - Le client connecté doit-il pouvoir faire des achats. Saisissez un (1) pour "Oui" et un zéro (0) pour "Non".

• Fournisseur prioritaire - Saisissez le nom du fournisseur (fonction partenaire), sinon laissez vide.

• Type de client - Saisissez le type de client, privé pour les particuliers et société pour les clients professionnels. Si ce champ est laissé vide, le type de client sera défini en fonction du choix effectué à l'importation, "Si un client n'est pas d'un certain type, voulez-vous importer le client en tant que client d'entreprise ou privé ?"

• Codes de magasin (système multi-magasin uniquement) - Pour importer des clients dans le registre des clients dans un système multi-magasin, vous devez également leur donner accès à un sous-magasin. Indiquez le code de magasin du sous-magasin dans cette colonne. Pour importer un client dans plusieurs sous-magasins, saisissez les codes de magasin dans la même colonne, séparés par une virgule. La colonne de code de magasin ne doit pas être incluse dans le fichier d'importation d'un magasin "régulier". Pour les importations de systèmes à magasins multiples uniquement.

• Numéro de client unique - Entrez un numéro de client unique pour tous les clients. Deux clients ne peuvent pas avoir le même numéro de client.

• Want newsletter - Le client doit-il recevoir la newsletter. Entrez un (1) pour "Oui" et un zéro (0) pour non.

• Language - Entrez la langue du client, par exemple sv ou swe pour le suédois, en ou eng pour l'anglais. Une liste complète de toutes les langues se trouve en bas sous Clients -&gt ; Importer des clients.

Importation de clients : étape par étape

Si vous avez un fichier avec des clients que vous voulez importer, ouvrez le fichier dans votre tableur (par exemple LibreOffice Calc, Excel ou similaire). Vérifiez que le fichier a l'air correct, que les propriétés sont dans une seule colonne, que les å, ä, ö et autres caractères spéciaux ont l'air corrects.

Si le contenu n'a pas l'air correct dans le fichier, il faut le fermer immédiatement sans l'enregistrer.

Instructions pour ouvrir correctement le fichier dans Excel

Préparation du fichier pour l'importation

Si l'ordre des colonnes ne correspond pas aux propriétés énumérées sous Clients -&gt ; Importez des clients dans votre boutique les colonnes doivent être réorganisées pour correspondre.

Lorsque les colonnes sont dans le bon ordre, les étapes suivantes doivent être suivies :

• Supprimer la première ligne du fichier si elle contient des titres de colonne. La première ligne du fichier doit être un client.

• Supprimer les lignes vides du fichier. Une astuce consiste à trier le fichier sur la colonne email. Ainsi, toutes les lignes vides disparaîtront.

• Le fichier doit être enregistré comme un fichier texte au format CSV. Le délimiteur de colonne dans le fichier must être un point-virgule.

Pour enregistrer le fichier en tant que CSV avec un délimiteur point-virgule, procédez comme suit (exemple à partir de LibreOffice Calc).

Aller à Fichier -&gt ; Enregistrer sous. Pour réenregistrer le fichier dans un autre format de fichier, cliquez sur "Format de fichier" pour faire apparaître une liste de différents formats. Sélectionnez "Texte CSV (.csv)".

Puis cliquez dans "Modifier les paramètres du filtre" et "Enregistrer".

La fenêtre suivante apparaîtra.

Jeu de caractères - Sélectionnez "Unicode (UTF-8)".

Délimiteurs de champ - Sélectionnez point-virgule ( ;).

Délimiteur de chaîne - Assurez-vous qu'il y a un guillemet (") dans ce champ.

Puis cliquez sur "OK" et le fichier sera enregistré sur votre ordinateur.

Importer le fichier

Allez dans Clients -&gt ; Importer des clients.

Sous "Sélectionnez le fichier que vous voulez importer", cliquez sur le bouton "Sélectionner le fichier" et sélectionnez le fichier à importer.

En dessous se trouve une boîte appelée "Paramètres d'importation". Ici, il y a deux choix que vous devez faire.

Si le nom d'utilisateur ou le numéro de client du client est déjà dans le registre des clients - S'il y a déjà des clients dans le registre des clients, une vérification sera faite pour voir si le client est déjà dans le registre des clients. La vérification se fait sur le nom d'utilisateur et le numéro de client. S'il y a une correspondance, vous devez choisir de mettre à jour la fiche client avec les données qui sont dans le fichier (Mettre à jour les informations) ou de ne pas modifier le client (Ignorer).

Si un client n'est pas d'un certain type, voulez-vous importer le client en tant que client commercial ou privé ? - Si le champ du type de client est vide dans le fichier d'importation, vous choisissez ici avec quel type de client le client doit être importé, Client privé ou Commercial.

Tout est fait. Cliquez sur le bouton d'importation dans le coin supérieur droit.

L'importation peut prendre de quelques secondes à une minute selon le nombre de clients dans le fichier. Si le fichier est correct, un texte sera affiché avec le résultat.

Si quelque chose ne va pas avec le fichier, un message en texte rouge apparaît à la place, semblable à ceci:

D'abord, il imprime la ligne qui n'est pas correcte et les propriétés qui ne le sont pas. Ce message d'erreur est le plus courant et il se produit lorsque vous avez oublié de supprimer la première ligne d'en-têtes de colonnes du fichier. Cependant, il affiche un message d'erreur clair indiquant quelle ligne et quelle propriété est incorrecte. Corrigez cela et réimportez le fichier.

Si vous obtenez un message en rouge, alors l'importation est complètement interrompue et aucun client n'est importé.

Je n'ai que l'adresse e-mail du client, comment puis-je l'importer ?

Si vous avez un fichier texte qui ne contient que des adresses e-mail, vous pouvez l'importer, mais toutes les propriétés énumérées sous Clients -&gt ; Importer des clients doivent être incluses dans chaque colonne exactement dans le bon ordre dans le fichier. Les champs suivants doivent contenir des données pour que le fichier puisse être importé:

• prénom et prénom (personne privée), ou nom de la société (client professionnel
• e-mail (doit être unique)
• acheteur approuvé (1/0)
• numéro de client (doit être unique)
• acheteur approuvé (1/0)
• acheteur (1/0)
• newsletter (1/0)
• langue

Si vous n'avez qu'une e- Newsletter (1/0)

alors vous avez des adresses postales, vous pouvez saisir l'adresse électronique sous la forme d'un prénom ou d'un nom (ou d'un nom de société) ainsi que d'une adresse électronique. Si le client doit également pouvoir se connecter, le nom d'utilisateur et le mot de passe doivent également être inclus, puis l'adresse e-mail peut également être saisie dans ces colonnes.

Vous devez également saisir des valeurs pour "acheteur approuvé" et "souhaite recevoir la newsletter". Là, un un (1) signifie "oui" et un zéro (0) signifie "non".

Si vous voulez que les clients soient des "acheteurs approuvés", vous devez également entrer le "nom d'utilisateur", sinon les clients ne pourront pas se connecter. Un conseil alors est d'entrer l'adresse e-mail comme nom d'utilisateur.

Tous les clients doivent avoir leur propre numéro de client et si vous ne l'avez pas, vous pouvez le générer par exemple dans Libre Office Calc et Excel.

Deux clients ne doivent pas avoir le même numéro de client mais tous les clients du registre des clients doivent avoir des numéros de client uniques.

Vous devez également importer une langue pour le client, par exemple sv ou swe pour le suédois, en ou eng pour l'anglais, etc. Une liste complète de toutes les langues se trouve en bas sous Clients -&gt ; Importer des clients.

Si vous n'avez pas d'informations pour les autres champs (ceux qui ne sont pas obligatoires), laissez-les vides mais les colonnes doivent quand même être incluses dans le fichier.

Exemple de ce à quoi pourrait ressembler un fichier.

Dans cet exemple, nous avons deux clients que nous voulons importer dans le registre des clients.

Sur la ligne 2, il y a une personne privée qui ne doit pouvoir recevoir que des newsletters.

Nous n'avons qu'une seule adresse e-mail pour ce client et nous saisissons donc l'adresse e-mail dans les champs nom de famille et e-mail. Le type de client est "personne" et nous saisissons un numéro de client. Notez que "acheteur approuvé" est réglé sur "Non" (0) et que la newsletter est réglée sur "Oui" (1).

Sur la ligne 3 il y a un client professionnel qui devrait pouvoir se connecter et faire des achats mais qui ne veut pas de newsletter.

Nous n'avons que l'adresse e-mail du client et nous entrons donc cette adresse e-mail dans les champs Email, Company, Username et Password. Le type de client est "société" et nous entrons un numéro de client. Notez que "acheteur approuvé" est défini comme "Oui" (1) et que la newsletter est définie comme "Non" (0).

N'oubliez pas de supprimer la ligne supérieure si elle contient des en-têtes de colonne avant l'importation. La première ligne doit être un client. Pensez également à réenregistrer le fichier en tant que fichier CSV séparé par des points-virgules.