Importazioni dei clienti

L'importazione di clienti è una funzione che consente di aggiungere facilmente molti clienti all'anagrafica clienti tramite un file di importazione.

Cose da considerare

L'importazione dei clienti non funziona come l'importazione dei prodotti, dove si seleziona una proprietà/colonna, ma in questo caso ci sono 20 proprietà predefinite (21 proprietà nei sistemi multi-store). Tutte le proprietà elencate in Clienti -> "Importazione clienti" devono essere incluse nel file e devono essere esattamente nell'ordine delle colonne affinché l'importazione funzioni.

Proprietà che possono essere importate

Le seguenti proprietà devono essere incluse nel file di importazione, una proprietà per colonna esattamente nell'ordine elencato in Clienti -> Importazione clienti nel negozio.

• Nome - Nome del cliente

• Cognome - Cognome del cliente

• Email - Indirizzo email del cliente (solo un indirizzo email per ogni scheda cliente).

• Azienda/organizzazione - Nome dell'azienda del cliente. Lasciare in bianco per i privati.

• Numeropersonale/organizzazione - Numero personale o dell'organizzazione del cliente (può essere lasciato vuoto).

• Indirizzo - Indirizzo del cliente (può essere lasciato vuoto).

• Codice postale - Codice postale del cliente (può essere lasciato vuoto).

• Città - Codice postale del cliente (può essere lasciato vuoto).

• Paese - Il Paese del cliente. Il Paese deve essere inserito in inglese. Se il campo viene lasciato vuoto, il Paese del cliente è la Svezia.

• Telefonodiurno - Campo per il numero di telefono (può essere lasciato vuoto).

• Telefono serale - Campo per il numero di telefono (Può essere lasciato vuoto).

• Gruppo clienti - Inserire il nome del gruppo clienti se il cliente deve appartenere a uno o più gruppi clienti. Altrimenti, il campo viene lasciato vuoto. Se il cliente appartiene a più gruppi di clienti, questi vengono inseriti uno per uno, separati da virgole.

• Nome utente - Inserire un nome utente univoco. Si consiglia di inserire l'indirizzo e-mail del cliente. Se il nome utente viene lasciato vuoto, il cliente non potrà accedere e diventare un "acquirente autorizzato". Potrà solo ricevere le newsletter.

• Password - Campo della password.

• Acquirente autorizzato - Il cliente che ha effettuato il login deve essere in grado di fare acquisti. Inserire un uno (1) per "Sì" e uno zero (0) per "No".

• Fornitore prioritario - Inserire il nome del fornitore (funzione Partner), altrimenti lasciare vuoto.

• Tipo di cliente - Inserire il tipo di cliente, privato per i privati e azienda per i clienti commerciali. Se questo campo viene lasciato vuoto, il tipo di cliente verrà impostato in base alla scelta effettuata durante l'importazione, "Se un cliente non è di un certo tipo, si desidera importare il cliente come cliente aziendale o privato?".

• Codici negozio (solo per sistemi multi-negozio) - Per importare i clienti nell'anagrafica clienti in un sistema multi-negozio, è necessario dare loro accesso anche a un sotto-negozio. Inserire in questa colonna il codice del negozio secondario. Per importare un cliente in diversi sotto-negozi, inserire i codici dei negozi nella stessa colonna separati da una virgola. La colonna codice negozio dovrebbe non essere inclusa nel file di importazione di un negozio "normale". Solo per le importazioni in sistemi multi-negozio.

• Numero cliente proprio - Inserire un numero cliente unico per tutti i clienti. Due clienti non possono avere lo stesso numero di cliente.

• Desidera newsletter - Il cliente deve ricevere newsletter. Inserire uno (1) per "Sì" e uno zero (0) per "No".

• Lingua - Inserire la lingua del cliente, ad esempio sv o swe per lo svedese, en o eng per l'inglese. L'elenco completo di tutte le lingue si trova in fondo alla pagina Clienti -> Importazione clienti.

Importazione dei clienti: passo dopo passo

Se avete un file con i clienti che volete importare, aprite il file nel vostro programma di foglio elettronico (ad esempio LibreOffice Calc, Excel o simili). Assicuratevi che il file abbia un aspetto corretto, che le proprietà siano in una colonna, che å, ä, ö e altri caratteri speciali siano corretti.

Se il contenuto del file non appare corretto, è necessario chiuderlo immediatamente senza salvarlo.

Le istruzioni su come aprire correttamente il file in Excel sono disponibili qui .

Preparare il file per l'importazione

Se l'ordine delle colonne non corrisponde alle proprietà elencate in Clienti -> Importazione clienti nel negozio , le colonnedevono essere riorganizzate in modo da corrispondere.

Una volta che le colonne sono nell'ordine corretto, occorre procedere come segue:

• Cancellare la prima riga del file se contiene intestazioni di colonne. La prima riga del file , deve essere un cliente.

• Eliminare le righe vuote del file. Un consiglio è quello di ordinare il file per colonna e-mail. In questo modo tutte le righe vuote scompariranno.

• Il file deve essere salvato come file di testo in formato CSV. Il separatore di colonna nel file deve essere un punto e virgola.

Per salvare il file in formato CSV con un delimitatore di punti e virgole, procedere come segue (esempio da LibreOffice Calc).

Andare su File -> Salva con nome. Per salvare il file in un formato diverso, fare clic su "Formato file" per ottenere un elenco di formati diversi. Selezionare "Testo CSV (.csv)".

Selezionare quindi "Modifica impostazioni filtro" e "Salva".

Verrà visualizzata la seguente finestra.

Set di caratteri - Selezionare "Unicode (UTF-8)".

Separatore di campo - Selezionare il punto e virgola (;).

Delimitatore di stringa - Assicurarsi che nel campo sia presente una virgoletta (").

Fare quindi clic su "OK" e il file verrà salvato sul computer.

Importare il file

Andare su Clienti -> Importazione clienti.

Alla voce "Selezionare il file da importare", fare clic sul pulsante "Seleziona file" e selezionare il file da importare.

Sotto c'è un riquadro chiamato "Impostazioni di importazione". Qui ci sono due scelte da fare.

Seil nome utente o il numero di cliente del cliente è già presente nell'anagrafica clienti - Se ci sono già clienti nell'anagrafica clienti, verrà effettuato un controllo per verificare se il cliente è già presente nell'anagrafica clienti. Il controllo viene effettuato sul nome utente e sul numero di cliente. Se c'è una corrispondenza, si deve scegliere se la scheda cliente deve essere aggiornata con i dati del file (Aggiorna le informazioni) o se il cliente non deve essere modificato (Ignora).

Se un cliente non è di un certo tipo, si vuole importare il cliente come cliente commerciale o privato? - Se il campo con il tipo di cliente è vuoto nel file di importazione, si sceglie qui con quale tipo di cliente il cliente deve essere importato, Privato o Cliente commerciale.

Tutto fatto. Fare clic sul pulsante di importazione in alto a destra.

L'importazione può durare da pochi secondi a un minuto, a seconda del numero di clienti presenti nel file. Se il file è corretto, viene visualizzato un testo con il risultato.

Se il file presenta un errore, viene visualizzato un messaggio di testo rosso, simile a questo:

Per prima cosa viene stampata la riga errata e le proprietà errate. Questo messaggio di errore è il più comune e si verifica quando si dimentica di eliminare la prima riga di intestazioni di colonna nel file. Il messaggio di errore mostra chiaramente quale riga e quale proprietà sono sbagliate. Correggete questo errore e reimportate il file.

Se viene visualizzato un messaggio in rosso, l'importazione viene annullata completamente e non viene importato alcun cliente.

Ho solo l'indirizzo e-mail del cliente, come faccio a importarlo?

Se si dispone di un file di testo contenente solo indirizzi e-mail, è possibile importarlo, ma tutte le proprietà elencate in Clienti -> Importazione clienti devono essere presenti in ogni colonna nell'ordine esatto del file. I seguenti campi devono contenere dati per poter importare il file:

• nome e cognome (persona fisica), o ragione sociale (cliente aziendale)
• indirizzo e-mail (deve essere unico)
• acquirente autorizzato (1/0)
• numero cliente proprio (deve essere unico)
• newsletter (1/0)
• lingua

Se si dispone solo di indirizzi e-mail, è possibile inserire l'indirizzo e-mail come nome o cognome (o nome della società) e come indirizzo e-mail. Se il cliente deve essere in grado di effettuare il login, è necessario includere anche il nome utente e la password, e in queste colonne è possibile inserire anche l'indirizzo e-mail.

È necessario inserire anche i valori per "acquirente approvato" e "desidera ricevere newsletter". Uno (1) significa "sì" e uno (0) "no".

Se si desidera che i clienti siano "acquirenti autorizzati", è necessario inserire anche un "nome utente", altrimenti i clienti non potranno accedere. Un consiglio è quello di inserire l'indirizzo e-mail come nome utente.

Tutti i clienti devono avere un proprio codice cliente; se non lo avete, potete generarlo, ad esempio, con Libre Office Calc ed Excel.

Due clienti non possono avere lo stesso numero di cliente; tutti i clienti del registro clienti devono avere un numero di cliente unico.

È inoltre necessario importare una lingua per il cliente, ad esempio sv o swe per lo svedese, en o eng per l'inglese, ecc. Un elenco completo di tutte le lingue è disponibile in basso sotto Clienti -> Importa clienti.

Se mancano le informazioni per gli altri campi (quelli non obbligatori), questi vengono lasciati vuoti, ma le colonne devono comunque essere incluse nel file.

Esempio di come può apparire un file.

In questo esempio, abbiamo due clienti che vogliamo importare nell'anagrafica clienti.

Alla riga 2 c'è una persona privata che deve poter ricevere solo newsletter.

Abbiamo un solo indirizzo e-mail per questo cliente, quindi inseriamo l'indirizzo e-mail nei campi cognome ed e-mail. Il tipo di cliente è "persona" e inseriamo un numero di cliente. Si noti che "acquirente autorizzato" è impostato su "No" (0) e la newsletter su "Sì" (1).

Alla riga 3 c'è un cliente commerciale che dovrebbe poter accedere e fare acquisti, ma non vuole la newsletter.

Abbiamo solo l'indirizzo e-mail del cliente e inseriamo questo indirizzo e-mail nei campi E-mail, Azienda, Nome utente e Password. Il tipo di cliente è "azienda" e inseriamo un numero di cliente. Si noti che "acquirente autorizzato" è impostato su "Sì" (1) e la newsletter su "No" (0).

Non dimenticare di eliminare la riga superiore se contiene intestazioni di colonne prima dell'importazione. La prima riga deve essere un cliente. Ricordarsi inoltre di salvare il file come file CSV separato da punto e virgola.