Import klientów

Import klientów to funkcja pozwalająca w prosty sposób dodać wielu klientów do rejestru klientów poprzez plik importu.

Rzeczy do rozważenia

Import klientów nie działa w taki sam sposób jak import produktów, gdzie wybierasz właściwość/kolumnę, ale tutaj jest 20 predefiniowanych właściwości (21 właściwości w systemach wielostanowiskowych). Wszystkie właściwości wymienione w Klienci -> "Importuj klientów" muszą być zawarte w pliku i znajdować się w dokładnie kolejności kolumn, aby import działał.

Właściwości, które mogą być importowane

Następujące właściwości muszą być zawarte w pliku importu, jedna właściwość na kolumnę w dokładnie takiej kolejności, jak wymieniono w Klienci -> Importuj klientów w sklepie.

• First name - Imię klienta

• Last name - Nazwisko klienta

• Email - Adres email klienta (tylko jeden adres email na kartę klienta).

• Firma/organizacja - Nazwa firmy klienta. Pozostawić puste w przypadku osób prywatnych.

• Personal/organisation number - Numerosobisty lub numer organizacji klienta (może pozostać pusty).

• Address -Adres klienta (Może pozostać pusty).

• Postcode (Kod pocztowy) - Kod pocztowy klienta (Może pozostać pusty).

• City - Kod pocztowy klienta (może pozostać pusty).

• Country - kraj klienta. Kraj musi być wpisany w języku angielskim. Jeśli pole pozostanie puste, krajem klienta jest Szwecja.

• Telefondzienny - Pole na numer telefonu (Może pozostać puste).

• Telefon wieczorny - Pole na numer telefonu (Można pozostawić puste).

• Grupa klientów - Wpisz nazwę grupy klientów, jeśli klient ma należeć do jednej lub kilku grup klientów. W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Jeśli klient należy do kilku grup klientów, wpisuje się je pojedynczo, oddzielając przecinkami.

• Username - Wpisz unikalną nazwę użytkownika. Zalecamy wpisanie adresu e-mail klienta. Jeśli nazwa użytkownika pozostanie pusta, klient nie będzie mógł się zalogować i być "upoważnionym kupującym". Będzie mógł jedynie otrzymywać newslettery.

• Hasło - Pole z hasłem.

• Authorisedbuyer - Czy zalogowany klient powinien mieć możliwość robienia zakupów. Wprowadź jedynkę (1) dla "Tak" i zero (0) dla "Nie".

• Priorytetowy dostawca - Wpisz nazwę dostawcy (funkcja Partner), w przeciwnym razie pozostaw puste.

• Typ klienta - Wprowadź typ klienta, prywatny dla osoby prywatnej i firma dla klienta biznesowego. Jeśli to pole pozostanie puste, typ klienta zostanie ustawiony w zależności od wyboru dokonanego podczas importu, "Jeśli klient nie jest określonego typu, czy chcesz zaimportować klienta jako klienta firmy czy klienta prywatnego?".

• Kody sklepów (tylko w systemie wielostanowiskowym) - Aby zaimportować klientów do rejestru klientów w systemie wielostanowiskowym, musisz nadać im również dostęp do podsklepu. W tej kolumnie należy wpisać kod sklepu dla podsklepu. Aby zaimportować klienta w kilku podsklepach, wprowadź kody sklepów w tej samej kolumnie oddzielone przecinkiem. Kolumna kod sklepu powinna nie być zawarta w pliku importu dla "zwykłego" sklepu. Tylko w przypadku importu w systemach wielostanowiskowych.

• Własny numer klienta - Wprowadź unikalny numer klienta dla wszystkich klientów. Dwóch klientów nie może mieć tego samego numeru klienta.

• Want newsletter - Czy klient powinien otrzymywać newslettery. Wprowadź jeden (1) dla "Tak" i zero (0) dla "Nie".

• Język - Wprowadź język klienta, np. sv lub swe dla szwedzkiego, en lub eng dla angielskiego. Pełna lista wszystkich języków znajduje się na dole w zakładce Klienci -> Importuj klientów.

Import klientów: Krok po kroku

Jeżeli masz plik z klientami, który chcesz zaimportować, otwórz go w swoim programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych (np. LibreOffice Calc, Excel lub podobny). Upewnij się, że plik wygląda OK, że właściwości są w kolumnie, że å, ä, ö i inne znaki specjalne wyglądają poprawnie.

Jeśli zawartość pliku nie wygląda poprawnie, należy go natychmiast zamknąć bez zapisywania.

Instrukcję jak poprawnie otworzyć plik w Excelu można znaleźć tutaj.

Przygotuj plik do importu

Jeśli kolejność kolumn nie odpowiada właściwościom wymienionym w zakładce Klienci -> Importuj klientów w Twoim sklepie , należy zmienić kolejność kolumn, aby się zgadzały.

Gdy kolumny są już w prawidłowej kolejności, należy wykonać następujące czynności:

• Usunąć pierwszy wiersz pliku, jeśli zawiera on nagłówki kolumn. Pierwszy wiersz pliku , musi być klientem.

• Usunąć puste wiersze w pliku. Wskazówką jest posortowanie pliku według kolumny e-mail. Wtedy znikną wszystkie puste wiersze.

• Plik musi być zapisany jako plik tekstowy w formacie CSV. Separatorem kolumn w pliku musi być średnik.

Aby zapisać plik jako CSV ze średnikiem, wykonaj następujące czynności (przykład z LibreOffice Calc).

Przejdź do Plik -> Zapisz jako. Aby ponownie zapisać plik w innym formacie, kliknij na "Format pliku", aby uzyskać listę różnych formatów. Wybierz "Tekst CSV (.csv)".

Następnie zaznacz "Edytuj ustawienia filtra" i "Zapisz".

Pojawi się następujące okno.

Zestaw znaków - Wybierz "Unicode (UTF-8)".

Separator pól - Wybierz średnik (;).

Delimiter ciągu - Upewnij się, że w tym polu znajduje się cudzysłów (").

Następnie kliknij "OK" i plik zostanie zapisany na Twoim komputerze.

Importuj plik

Przejdź do Klienci -> Importuj klientów.

Przy "Wybierz plik, który chcesz zaimportować" kliknij na przycisk "Wybierz plik" i wybierz plik do zaimportowania.

Poniżej znajduje się pole o nazwie "Ustawienia importu". Tutaj są dwa wybory, których musisz dokonać.

Jeślinazwa użytkownika lub numer klienta jest już w rejestrze klientów - Jeśli w rejestrze klientów są już klienci, zostanie wykonane sprawdzenie, czy klient jest już w rejestrze klientów. Sprawdzana jest nazwa użytkownika i numer klienta. Jeśli istnieje zgodność, należy wybrać, czy karta klienta ma zostać zaktualizowana o dane z kartoteki (Aktualizacja informacji), czy też klient nie powinien zostać zmieniony (Ignoruj).

Jeśli klient nie ma określonego typu, czy chcesz zaimportować klienta jako klienta biznesowego czy prywatnego? - Jeśli pole z typem klienta jest puste w pliku importowym, wybierasz tutaj, z jakim typem klienta ma być zaimportowany, Osoba prywatna czy Klient biznesowy.

Wszystko zrobione. Kliknij przycisk importu w prawym górnym rogu.

Import może trwać od kilku sekund do minuty w zależności od tego, ilu klientów jest w pliku. Jeśli plik jest poprawny, zostanie wyświetlony tekst z wynikiem.

Jeśli coś jest nie tak w pliku, wyświetlany jest komunikat w czerwonym tekście, podobny do tego:

Najpierw drukuje linię, która jest błędna i właściwości, które są błędne. Ten komunikat o błędzie jest najczęstszym błędem, jaki zwykle otrzymujesz, i pojawia się, gdy zapomniałeś usunąć pierwszy wiersz nagłówków kolumn w pliku. Ale pokazuje wyraźny komunikat o błędzie, który wiersz i właściwość jest nieprawidłowy. Popraw to i ponownie zaimportuj plik.

Jeśli otrzymasz komunikat w kolorze czerwonym, import jest całkowicie anulowany, a klienci nie są importowani.

Mam tylko adres e-mail klienta, jak go zaimportować?

Jeśli masz plik tekstowy zawierający tylko adresy e-mail, możesz go zaimportować, ale wszystkie właściwości wymienione w Klienci -> Importuj klientów muszą być obecne w każdej kolumnie w dokładnie takiej kolejności w pliku. Następujące pola muszą zawierać dane, aby plik mógł zostać zaimportowany:

• imię i nazwisko (osoba prywatna), lub nazwa firmy (klient firmowy)
• adres e-mail (musi być unikalny)
• upoważniony nabywca (1/0)
• własny numer klienta (musi być unikalny)
• newsletter (1/0)
• język

Jeśli masz tylko adresy e-mail, możesz wpisać adres e-mail jako imię lub nazwisko (lub nazwę firmy) oraz jako adres e-mail. Jeśli klient ma mieć również możliwość logowania się, należy podać również nazwę użytkownika i hasło, a następnie w tych kolumnach można wpisać również adres e-mail.

Musisz również wprowadzić wartości dla "zatwierdzony kupujący" i "chce otrzymywać biuletyny". Jedynka (1) oznacza "tak", a zero (0) "nie".

Jeśli chcesz, aby klienci byli "zatwierdzonymi kupującymi", musisz również wprowadzić "nazwę użytkownika", w przeciwnym razie klienci nie będą mogli się zalogować. Wskazówką jest wpisanie adresu e-mail jako nazwy użytkownika.

Wszyscy klienci muszą mieć swój własny numer klienta, a jeśli go nie masz, możesz go wygenerować np. w Libre Office Calc i Excelu.

Dwóch klientów nie może mieć tego samego numeru klienta, wszyscy klienci w rejestrze klientów muszą mieć unikalne numery klientów.

Musisz również zaimportować język klienta, np. sv lub swe dla szwedzkiego, en lub eng dla angielskiego, itd. Pełna lista wszystkich języków jest dostępna na dole pod Klienci -> Importuj klientów.

Jeśli brakuje informacji dla pozostałych pól (tych, które nie są obowiązkowe), pozostają one puste, ale kolumny nadal muszą być zawarte w pliku.

Przykład jak może wyglądać plik.

W tym przykładzie mamy dwóch klientów, których chcemy zaimportować do rejestru klientów.

Wwierszu 2 znajduje się osoba prywatna, która powinna mieć możliwość otrzymywania tylko newsletterów.

Mamy tylko jeden adres e-mail dla tego klienta, więc wpisujemy adres e-mail w polach nazwisko i e-mail. Typ klienta to "osoba" i wpisujemy numer klienta. Zwróć uwagę, że "upoważniony kupujący" jest ustawiony jako "Nie" (0), a newsletter jako "Tak" (1).

W linii 3 znajduje się klient biznesowy, który powinien móc się zalogować i robić zakupy, ale nie chce newslettera.

Mamy tylko adres e-mail klienta i wpisujemy ten adres e-mail w pola Email, Firma, Nazwa użytkownika i Hasło. Typ klienta to "firma" i wpisujemy numer klienta. Zwróć uwagę, że "upoważniony kupujący" jest ustawiony jako "Tak" (1), a newsletter jest ustawiony jako "Nie" (0).

Nie zapomnij przed importem usunąć górnego wiersza, jeśli zawiera on nagłówki kolumn. Pierwszy wiersz musi być klientem. Pamiętaj również, aby ponownie zapisać plik jako plik CSV oddzielony średnikiem.